Esta es la gran pregunta que deben hacerse los Ayuntamientos. ¿Qué estamos haciendo con nuestros documentos? ¿Nos limitamos a almacenarlos en un depósito de archivo o están recibiendo el tratamiento archivístico adecuado para que podamos hablar de nuestros Archivos Municipales?
En la Sierra Norte de Madrid (en la que vivo, conozco bien y desarrollo mi trabajo como archivera), en sus archivos, se recoge la historia de nuestros pueblos, nuestra memoria. Son pocos los municipios que son conscientes de la importancia que tiene el Archivo Municipal: para su conservación, catalogación, descripción y, fundamental, su difusión. Forma parte de nuestro patrimonio, la memoria escrita de nuestro pueblo, de quienes vivimos en ellos y de los que vivieron en la Sierra antes que nosotros.
Y ¿por qué un técnico archivero?
Imaginemos que tenemos un problema legal y en vez de acudir a un abogado contratamos los servicios de un estilista. ¿De verdad que ibas a dejar en manos de otro que no fuera un abogado la resolución de tus problemas legales? Y si necesitáramos un buen corte de pelo ¿acudiríamos a un abogado?
El técnico archivero es un profesional preparado para atender las necesidades del archivo y del ayuntamiento. ¿Cuál es la preparación que se necesita? En primer lugar una licenciatura o un grado superior preferiblemente en historia y un máster o postgrado en Archivística. Pero eso no es todo. El Archivero tiene que estar en continua formación. Los sistemas van cambiando, se informatizan los archivos, se normalizan los datos, los archivos se digitalizan, aparece la e-administración. El Archivero tiene que adaptarse y adaptar el archivo. Y para eso tiene que estar formándose continuamente.
El Archivero tiene que conocer la historia. La de nuestro pueblo o la comunidad de Villa y Tierra, señorío, realengo… a la que pertenecía. Y tiene que conocer la evolución de nuestros municipios que está reflejada en los archivos municipales. Cómo ha ido cambiando la hacienda municipal, qué documentos componen un expediente, la legislación que ha ido afectando a los municipios. En nuestros archivos además del fondo del Ayuntamiento se encuentran también el Registro Civil y el Juzgado de Paz. El Archivero tiene que conocer el funcionamiento de todas las áreas que dependen del Ayuntamiento para poder llevar a cabo su trabajo de forma eficiente.
Es un servicio público y además de la conservación de los documentos históricos, tiene una función primordial en los Ayuntamientos y es su servicio al ciudadano. ¿Cuántos expedientes se encuentran paralizados porque no se encuentra un documento? ¿Cuánto tiempo pierde el personal del ayuntamiento en la búsqueda de documentación?
No podemos decir, sí, nosotros tenemos el archivo municipal perfecto sólo porque disponemos de un depósito de archivo con el mobiliario más moderno si no tenemos la documentación ordenada, localizada y descrita, o porque hace años se realizó una intervención en nuestro archivo. Los archivos están vivos. El Ayuntamiento, en el ejercicio de sus funciones, genera continuamente documentación que por ley hay que conservar. Y para su atención, conservación, mantenimiento, divulgación y la difusión de sus fondos es necesaria la presencia de un archivero.
Así que ya sabes, no almacenes, ARCHIVA.
Paloma Porpetta
Archivera de ASN Archivo Sierra Norte