El año 2020 se recordará por la situación excepcional que vivimos con la pandemia de la COVID-19, un punto de inflexión que ha permitido la aceleración de los procesos de digitalización en el Ayuntamiento de Bustarviejo. ?

Consciente de las debilidades y carencias en los meses de restricción de la movilidad, el proceso de digitalización comienza en el verano del 2020, cuando se produce un cambio en el Equipo de Gobierno del Ayuntamiento de Bustarviejo. En ese momento arranca un ambicioso plan de digitalización que se ha ido desarrollando en distintas fases, y que ha permitido, no solo mejorar la conectividad de los empleados, con un cambio de los métodos y procedimientos, sino, además la mejora en los servicios, la flexibilidad de puestos y de los horarios.

La puesta en marcha comenzó con un cambio de terminales, tanto informáticos como telefónicos, instalando ordenadores portátiles y móviles, que permitió no solo una actualización de los equipos, sino la creación de una red de trabajo a escritorios virtuales o remotos, para la ejecución de cualquier tipo de tareas administrativas desde cualquier lugar, dando inicio a los primeros pasos del teletrabajo. Hecho que redundó en una mejora en la conciliación de la vida personal y laboral de los empleados. 

El proceso continuó a lo largo del año 2021, con la puesta marcha de la nube corporativa para compartir ficheros y mejorar la colaboración entre los trabajadores, integrando sistemas de videoconferencia y chat, para maximizar el trabajo en equipo. 

Además, se mejoró la conectividad instalando fibra, implantando la firma en el móvil para los concejales, lo que les permite la resolución y firma de documentos en cualquier momento y lugar. El Ayuntamiento de Bustarviejo también comenzó a trabajar con el servicio profesional de Microsoft y sus aplicaciones. 

El proceso no se detuvo y sigue evolucionando. Entre otras mejores se implantó “el papel cero”, que permite gestionar los expedientes electrónicamente, disminuyendo considerablemente el uso del papel; se ha impulsado la Sede Electrónica, favoreciendo a los vecinos y que puedan realizar sus gestiones sin moverse de su casa; y se ha implantado el ‘Dock Station’,  favoreciendo que algunos puestos de trabajo posean dos pantallas que agilizan la resolución de trámites, y se ha optimizado el espacio en el Ayuntamiento creando lo que se llama “puestos calientes”.

Se comenzó un proceso de ordenación, identificación, limpieza y digitalización de los expedientes. Aquellos papeles que no son documentos de archivo (fotocopias, duplicados, documentos informativos, boletines…), se destruyen siguiendo la normativa vigente.

Por el momento se han destruido 1,5 toneladas de papel, lo que equivale a 300.000 folios. 

En cuanto al escaneado y posterior digitalización de la documentación del Archivo Municipal, se han digitalizado 5.895 expedientes de los 12.552 que se encuentran ya descritos y catalogados. La mayor parte de estos documentos corresponden a Obras y Urbanismo, siendo esta documentación la que más consultas genera.?El objetivo no es solo reducir papel, sino de optimizar los tiempos de localización de la documentación y su gestión, además de conseguir liberar y crear espacios ordenados de trabajo compartidos. 

En el año 2022 continuamos mejorando procesos, gran parte de ellos con inversiones que se han ahorrado de partidas destinadas a los mismos fines.  

En definitiva, todos estos cambios se han realizado con medios propios y de cara al 2023, el Ayuntamiento de Bustarviejo tiene nuevos retos que permitirán optimizar los servicios públicos, mejorar la productividad y la atención al ciudadano.